Comunicación efectiva en proyectos de Centros de Datos
Raúl Carmona
Subdirector PMO
El factor silencioso que sostiene la infraestructura crítica
En los proyectos de Centros de Datos se habla mucho de redundancia eléctrica, eficiencia energética o disponibilidad. Sin embargo, uno de los elementos que más influye en el resultado final no está en los planos ni en los equipos: la comunicación entre las personas que hacen posible el proyecto.
Construir o modernizar un data center implica coordinar ingeniería eléctrica, climatización de precisión, infraestructura TI, seguridad, obra civil y automatización, muchas veces bajo estándares estrictos como los del Uptime Institute o certificaciones de ICREA. Cuando esa coordinación falla, el impacto no suele ser visible de inmediato, pero termina reflejándose en retrasos, sobrecostos o riesgos operativos.
La comunicación efectiva, en este contexto, no es una habilidad deseable: es una disciplina de
gestión.
Diseñar bien empieza por entenderse bien
La etapa de diseño es donde se toman las decisiones que determinarán el desempeño del sitio durante años.
También es donde más se subestima la necesidad de alinear criterios técnicos entre disciplinas.
Es frecuente que los equipos trabajen en paralelo: ingeniería eléctrica dimensionando cargas, especialistas en climatización calculando disipación térmica, arquitectos definiendo espacios y expertos en TI estableciendo requerimientos de cableado y densidad.
Si esa información no se integra de forma clara, aparecen inconsistencias que después se vuelven problemas constructivos.
Una comunicación efectiva en esta etapa implica:
• Revisión interdisciplinaria de planos (eléctrico, mecánico, civil, TI).
• Validación clara de alcances.
• Actas formales de cambios.
• Definición precisa de responsabilidades (matriz RACI).
Cuando el equipo de diseño no alinea criterios técnicos —por ejemplo, cargas térmicas mal calculadas o trayectorias de canalización no coordinadas— el impacto se traslada directamente a la ejecución.
Un principio clave: lo que no está documentado, no existe.
En proyectos críticos, la memoria del proyecto no puede depender de quién estuvo presente en una llamada.
La obra: donde la comunicación se vuelve operativa
Cuando el proyecto entra en fase de construcción, el ritmo cambia. Las decisiones se vuelven más rápidas, los equipos trabajan simultáneamente y cualquier interferencia puede detener
actividades completas.
En campo, la comunicación efectiva es concreta y oportuna.
En campo, la comunicación debe ser:
• Clara
• Técnica
• Documentada
• Oportuna
Reuniones de avance semanales, minutas detalladas y seguimiento de pendientes no son burocracia: son control de riesgo.
Un error común es depender exclusivamente de comunicación verbal.
En proyectos críticos, toda instrucción relevante debe quedar respaldada por correo formal, acta o sistema de gestión de proyectos.
Además, cuando se trabaja bajo estándares como los definidos por TIA (por ejemplo, TIA-942 para infraestructura de telecomunicaciones en data centers), la trazabilidad documental es fundamental.
También es en esta etapa donde se vuelve evidente la importancia de hablar un lenguaje común.
Un director de obra, un especialista en UPS y un proveedor de racks pueden interpretar de forma distinta un mismo requerimiento si no existe claridad en los términos.
Mantener al cliente informado sin saturarlo
Uno de los retos más delicados es comunicar avances y riesgos al cliente sin caer en tecnicismos excesivos ni ocultar información relevante.
Los responsables del proyecto deben traducir el estado técnico en mensajes comprensibles para la toma de decisiones.
Una comunicación efectiva con el cliente implica:
• Reportes ejecutivos claros (no solo técnicos).
• Indicadores de avance comprensibles.
• Gestión temprana de riesgos.
• Transparencia frente a desviaciones.
La confianza del cliente se fortalece cuando percibe transparencia.
Informar oportunamente sobre desviaciones permite ajustar expectativas y evitar tensiones al final del proyecto.
En proyectos de misión crítica, la percepción de control es tan importante como el control mismo.
El momento más sensible: pruebas y puesta en marcha
Durante el commissioning, todos los sistemas deben comportarse como una sola infraestructura.
Aquí convergen proveedores, integradores, especialistas y operadores, cada uno con procedimientos específicos.
La coordinación requiere protocolos claros, secuencias definidas y registro de resultados.
No se trata solo de verificar que los equipos funcionen, sino de demostrar que el conjunto responde como se diseñó.
Cualquier ambigüedad en la comunicación puede comprometer la confiabilidad del sitio desde el primer día de operación.
Las barreras que suelen pasar desapercibidas
Muchas dificultades no provienen de conflictos abiertos, sino de pequeños malentendidos acumulados.
El exceso de tecnicismos frente a perfiles no técnicos, la información dispersa en múltiples plataformas o las suposiciones no confirmadas terminan generando desalineación.
En proyectos regionales, además, pueden aparecer diferencias culturales en la forma de comunicar urgencias, prioridades o riesgos.
Lo que para un equipo es una alerta crítica, para otro puede parecer un asunto menor.
La clave está en validar constantemente que todos estén interpretando lo mismo.
Buenas prácticas que realmente funcionan
Desde la experiencia en gestión de proyectos de infraestructura crítica, estas prácticas marcan diferencia:
• Kick-off técnico estructurado y documentado.
• Matriz clara de responsabilidades.
• Control formal de cambios (Change Management).
• Uso disciplinado de herramientas colaborativas.
• Reportes ejecutivos diferenciados de reportes técnicos.
• Cultura de escalamiento temprano de riesgos.
• Lecciones aprendidas al cierre del proyecto.
La comunicación efectiva no elimina los problemas técnicos, pero sí evita que escalen innecesariamente.
En proyectos de Centros de Datos, la tecnología es crítica y la coordinación humana es igual de determinante.
Desde la experiencia de Magnet, hemos comprobado que los proyectos más exitosos no son necesariamente los que tienen más recursos, sino los que logran una alineación real entre todas las partes involucradas: cliente, ingeniería, proveedores y equipos en sitio.
Esa alineación solo es posible cuando existe una comunicación estructurada, transparente y orientada a resultados.
Para nosotros en Magnet instalar infraestructura crítica implica también instalar confianza.
Por eso, nuestros modelos de gestión priorizan la trazabilidad, la claridad técnica y la toma de decisiones informada en cada etapa del proyecto.
No se trata solo de cumplir un cronograma, sino de garantizar que cada sistema funcione como un todo integrado desde el día uno.
Porque al final, un Centro de Datos no se mide únicamente por su capacidad o su certificación, sino por su capacidad de operar sin interrupciones.
Y esa confiabilidad comienza mucho antes de encender el primer servidor: comienza con la forma en que los equipos se comunican, se coordinan y ejecutan.